El uso eficiente de las TIC en la gestión empresarial es un factor clave para garantizar la supervivencia de las empresas, y para ello es imprescindible una adecuada formación de sus trabajadores. Con la vista puesta en este objetivo, la Universidad de Zaragoza, en colaboración con Tecno Ebro ha elaborado la “Guía Formativa sobre el Uso Eficiente de las TIC en la Gestión Empresarial” que pretende servir de introducción a las posibilidades que las TIC ofrecen a las empresas, e incorpora las principales herramientas que deben conocer los empresarios y empleados, con su uso, posibilidades, factores de éxito en su implementación y resultados potenciales.
En esta guía se nos ofrece una panorámica general de cómo se están utilizando las tecnologías en las distintas actividades empresariales y las transformaciones que ello está suponiendo, así como las tendencias para un futuro inmediato.
Utilización actual de las tecnologías por las empresas
A nivel general en toda la empresa se aspira a convertir en realidad la oficina sin papeles, utilizando redes internas (intranets), que permiten el intercambio de información entre los empleados y organizar la documentación, dando lugar al denominado trabajo colaborativo.
Los departamentos de contabilidad eliminan el papel incorporando tecnologías como la facturación electrónica, la digitalización certificada, o el XBRL (eXtensible Business Reporting Language), un estándar de ámbito internacional para la difusión de información financiera.
Los departamentos de recursos humanos pueden realizar la selección del personal utilizando webs de empleo, formarlo mediante cursos online, implantar el teletrabajo e incluso redistribuir algunas actividades de la empresa, realizándolas en otra parte del mundo.
En cuanto a la logística, se incorporan tecnologías que automatizan la gestión de los almacenes y del conjunto de la cadena de suministro utilizando técnicas avanzadas para la identificación de los artículos como son las etiquetas de radiofrecuencia (RFID).
También cambia la gestión de las compras, que se puede realizar a través de Internet y utilizando métodos innovadores, como por ejemplo subastas electrónicas en mercados especializados (market places).
Tendencias en gestión de la información en las empresas
La integración de las aplicaciones departamentales en un único sistema de información, que incluya tanto las aplicaciones internas de la empresa como las herramientas de comunicación con clientes, proveedores, administraciones públicas, etc., lo que lleva a una auténtica gestión electrónica de la empresa.
La sustitución de los documentos en soporte papel por sus equivalentes electrónicos, unos documentos dotados de una estructura interna, con estándares como el XML (Extensible Markup Language) lo que permite que los ordenadores interpreten su contenido y actúen sobre el mismo. Esta estrategia de “etiquetar” el contenido de los documentos se extiende a Internet, mediante la denominada web semántica, que establece estándares globales y utiliza mecanismos para incorporar contenido “semántico” a la información, como las ontologías. Con ello se abrirán nuevos horizontes a la interoperabilidad entre las organizaciones y a la utilización de la inteligencia artificial en los procesos de negocio.
La computación en la nube, en la que los programas corren en un navegador y los datos están en Internet. Son muchas las ventajas, solo se paga por lo que se usa, el usuario dispone siempre de la última versión y se despreocupa de los problemas técnicos y del mantenimiento.
La movilidad. La popularización de los smartphones y tabletas es otra oportunidad para las empresas. El móvil será, el dispositivo más utilizado en la búsqueda de información, en el acceso a las redes sociales y posiblemente como medio de pago.
Las redes sociales, cuyo uso como herramienta de apoyo a los procesos de negocio está cada día está más extendido, especialmente en el marketing y acercamiento a los clientes, pero también en el área de recursos humanos.
