lunes, 26 de marzo de 2012

Gestores de correo


Los gestores de correo se hicieron muy populares en la época en la que se trabajaba más en local que en red. De esta manera se conectaba con el servidor de correo, se descargaba el correo, se gestionaba, se volvía a conectar y se enviaba. De esta manera un gestor de correo tipo Outlook resultaba muy útil. Hoy vamos a revisar seis gestores de correo alternativos a Outlook, que sigue siendo uno de los más utilizados en las empresas.
Con el tiempo este software de gestión del correo se ha convertido más en un programa de productividad, que nos permite gestionar mejor el correo que recibimos, pero también integrar la gestión de nuestra agenda, calendario, tareas, notas, etc. Por lo que su utilidad continúa siendo indiscutible en la mayoría de las empresas.

Thunderbird, la alternativa más conocida

Thunderbird es la alternativa más utilizada y conocida como gestor de correo. Funciona realmente bien y es gratuito. Es multiplataforma, razón por la que se utiliza mucho como paso previo en algunas organizaciones a una migración de sistema. Es muy sencillo migrar las cuentas desde Outlook a Thunderbird. El funcionamiento de es bastante similar a Outlook aunque tiene dos grandes inconvenientes.
No dispone de calendario ni gestor de tareas o notas, pero podemos integrarlo como complementos, como Lighting que podemos incluir. La posibilidad de mejorar su funcionalidad con los complementos, a la manera que estamos acostumbrados en los navegadores es una de sus grandes virtudes, por lo que podemos adaptarlo a nuestra organización de forma muy sencilla. | Thunderbird

Otras alternativas menos conocidas

Zymbra Desktop es una solución que podemos utilizar en las empresas y añade algunas funcionalidades sociales muy interesantes al cliente de correo. Además de las opciones de correo habituales, calendario y agenda tenemos la posibilidad de integrar en el gestor nuestras cuentas de Twitter, Facebook o LinkedIn. Para sacarle su mejor partido tendríamos que utilizar también Zimbra Collaboration Server que es una alternativa a Exchange para muchas organizaciones.
Cuando trabajamos en sistemas Linux la alternativa que tiene funcionalidades más similares a Outlook es Evolution, incluyendo calendario y tareas de serie. Durante años Evolution ha sido el clientes por defecto para distribuciones Linux que utilizaban Gnome como escritorio, en competencia con Thunderbird. Dispone de opciones para migrar las cuentas de manera sencilla desde Outlook, y su principal inconveniente es que en los sistemas Windows está todavía en fase experimental.

PostBox es una alternativa que trata de integrar comunicación social y trabajar con un aspecto visual distinto, de manera que nos permita seguir los mensajes como conversaciones de forma muy ágil, lo que nos puede llevar a ahorrarnos mucho tiempo y amortizar el coste de 23 euros por licencia de PostBox. También tiene disponible licencias por volumen que pueden ser una buena solución para las empresas de mayor tamaño. Además de integrarse con redes sociales, también lo hace con otros servicios como Dropbox o Evernote, lo que le da un gran plus de funcionalidad.

Mail es la aplicación por defecto para sistemas Mac. Su aspecto y funcionalidad han sido el referente para otros clientes, por este motivo en las organizaciones que utilizan este sistema operativo es una buena opción. Sin embargo, como ocurre con Evolution para Linux no supone una alternativa en otros sistemas.
Sparrow es una de las alternativas para Mac que buscan mejorar la productividad en la gestión. Quizás su punto débil es que quizás tiene una curva de aprendizaje un poco mayor de otros gestores alternativos. Nada demasiado importante y que se amortiza con el tiempo que se ahorra después en la gestión de correo. Sparrow es más una aplicación orientada a autónomos que utilizan cuentas de Gmail, para los que funciona muy bien, que para grandes organizaciones. También se integra con servicios como Dropbox.
En todo caso, tomemos la decisión que tomemos es muy delicada. Las aplicaciones de escritorio de correo afectan de forma fundamental a nuestra productividad. Antes de decidirnos por una u otra tenemos que evaluarla de forma exhaustiva en la organización. En el caso de ser autónomos es necesario pensarlo mucho, tener claro si nos va a funcionar. El tiempo que podemos ahorrarnos entre una u otra es fundamental.

miércoles, 21 de marzo de 2012

Programas para organizar reuniones


Al planificar una reunión de trabajo es necesario fijar la hora y el día en que estén libres el resto de participantes. Esto requiere poner de acuerdo a los miembros de la reunión, algo para lo cual es necesario destinar tiempo, en algunos casos mucho -si los participantes son numerosos-, realizar llamadas de teléfono o enviar mensajes y correos a través de Internet. Para simplificar estas gestiones, ciertos programas en línea permiten organizar de forma rápida y sencilla encuentros y citas con otras personas. Son herramientas cuya función principal es encontrar la mejor fecha para cerrar una cita. El organizador se encarga de enviar al resto de participantes una encuesta en línea para seleccionar la fecha más apropiada.


Programas para organizar reuniones


Doodle es un servicio web que se orienta a convocar reuniones y fijarlas en un calendario común con el resto de participantes. Para ello, Doodle cuenta con una herramienta para organizar encuestas, que permite al resto de usuarios convocados seleccionar la fecha y hora de la reunión. Una vez fijada la cita, esta se puede exportar a otros formatos y clientes de calendario, como Outlook, Google Calendar, Exchange o el iCal de Apple.
Doodle cuenta con diferentes planes de usuario. Desde una opción básica y gratuita que no requiere registro, hasta planes de pago para usuarios individuales y empresas, estos con un mayor número de funciones y con el entorno gráfico personalizado. La versión para usuarios cuesta 29 dólares al año, mientras que la destinada a empresas se eleva hasta 359 dólares al año. A pesar de contar con una versión en español, la mayoría de los textos y funciones de Doodle están traducidos al inglés.


Scheduleone es una herramienta más completa y orientada a profesionales y empresas que precisen una gestión completa de todas las citas y reuniones de trabajo en una única plataforma. Entre otras opciones, Scheduleone permite integrar diferentes tipos de reuniones y gestionar los invitados de cada una de ellas. Cuenta con una opción básica, donde no es necesario registrarse, y un plan de pago para empresas y otras organizaciones a partir de 29 dólares al año.


Meetifyr es uno de los sistemas más sencillos para organizar encuentros personales, al disponer de un entorno gráfico muy visual. Cada reunión se completa con "Qué", "Cuándo", "Dónde", así como con un listado de personas invitadas y una encuesta con propuestas de calendario para elegir la mejor fecha para todos los participantes.


TimeBridge es una herramienta para organizar reuniones profesionales, aunque también puede usarse para encuentros personales. El organizador elige cinco propuestas de convocatorias y después envía un enlace al resto de participantes para elegir la mejor fecha. Cuenta con una característica muy interesante para recordar de forma automática a los participantes, mediante correo electrónico o SMS, la fecha, hora y lugar de la reunión. De esta forma, el programa ayuda a los participantes a recordar la cita fijada en el calendario.


Meetomatic es un servicio muy básico para fijar una cita en el calendario, ya que tan solo es necesario elegir las posibles fechas, enviar por correo electrónico, y mediante plataformas sociales, el enlace con la encuesta al resto de participantes y, después, conocer sus respuestas para fijar la fecha.


When is Good es otra herramienta gratuita en línea para fijar una fecha que no requiere registro. Como en el caso de Meetomatic, cada encuesta genera un enlace para compartir con el resto de participantes y una contraseña de acceso para conocer los resultados.


De forma similar funciona Gathergrid. Esta página también está orientada a seleccionar la mejor hora y día para cerrar una reunión mediante tres pasos básicos.


Whenshouldwe simplifica tanto la forma de seleccionar una cita, que debe ser el usuario quien indique la fecha u otra información en la encuesta. Por tanto, esta plataforma es más flexible, ya que se puede indicar cualquier otro dato como opción para la planificación del encuentro.


Tungle es una herramienta para organizar reuniones personales. Cuenta con una opción para sincronizar los eventos con otras plataformas y redes sociales como Outlook, Google Calendar, iCal, Lotus Notes, Blackberry, Windows Live, Yahoo! o Facebook, entre otros.


Pleft funciona de forma parecida al resto de herramientas para la gestión de eventos y reuniones. Es decir, tan solo hay que añadir información sobre el evento, las direcciones de correo electrónico de los invitados y las propuestas de fechas para encontrar la que todos los participantes tengan libre en la agenda.