Prevención
El uso indebido del correo electrónico y otra tecnología de oficina puede provocar despidos
Por Michelle V. Rafter
El mes pasado, en Los Ángeles, trece empleados de UCLA Medical Center casi fueron despedidos después de que alguien los encontrara espiando los registros médicos informatizados de la estrella del pop Britney Spears. Estaban infringiendo las políticas de trabajo del centro y las leyes de privacidad médica. Al final, seis personas fueron cesadas.
Como se ve en este caso y en otros similares, un simple clic del ratón o presionar una tecla puede llevar a acciones que ponen en peligro su puesto de trabajo. Usted puede pensar que estas acciones son inofensivas, pero su jefe piensa lo contrario.
A medida que se almacena más información comercial en Internet y que las comunicaciones se llevan a cabo por medios electrónicos, las empresas se ven forzadas a volver a escribir los manuales de los empleados para incluir las reglas de lo que se debe y no se debe hacer con respecto al correo electrónico, Internet y los medios sociales. Pero incluso en los casos en que no existan políticas, la empresa tiene el derecho legal de despedir a los empleados por ofensas relacionadas con la tecnología.
"Cuando uno rompe las reglas, entra en un terreno peligroso", comenta Jim Cahill, jefe de blog y gerente de comunicaciones de Emerson Process Management, un fabricante de productos de automatización industrial de 4000 millones de dólares USA, de Austin, Texas.
Ofensas que pueden provocar el despidoSegún una encuesta realizada en diciembre de 2007 por el ePolicy Institute y la American Management Association a 304 empresas de los EE. UU., cada vez hay más empresas que están despidiendo a personas que infringen las reglas. Un cuarto de las empresas encuestadas habían despedido a un empleado por uso indebido del correo electrónico y un tercio había despedido a trabajadores por uso indebido de Internet.
Hay cada vez más despidos porque cada vez más empresas controlan la manera en que los empleados utilizan los equipos e Internet, comenta Nancy Fuller, directora ejecutiva de ePolicy Institute, autora y asesora que colabora con empresas de Internet y con temas relacionados con el control del personal. "Los empleados necesitan saber que el Gran Hermano está controlando lo que hacen", agrega Fuller.
Exactamente, ¿por qué motivo le pueden despedir? Algunas actividades mencionadas por las empresas en el informe ePolicy Institute/AMA incluyen:
Correo electrónico Lenguaje ofensivo; uso excesivo para fines personales; incumplimiento de las normas de confidencialidad.
Internet Visitas a sitios web pornográficos, de parejas, de juegos, de entretenimiento, de compras, de subastas, de deportes, entre otros; uso excesivo para fines personales; incumplimiento de otras normas de la empresa.
Otros Uso personal o indebido de los teléfonos de la oficina; pérdida o robo de equipos electrónicos.
Cómo se puede proteger en el trabajo
¿Qué puede hacer para protegerse a usted mismo en el trabajo?
Utilice el correo electrónico con cuidado. En lo que respecta a la palabra escrita, todavía existen normas claras, lo que significa que los empleados pueden meterse en más problemas por lo que escriben que por lo que dicen, afirma Lewis Maltby, y director ejecutivo de National Workrights Institute, defensor de los derechos de los trabajadores de Princeton, Nueva Jersey.
Aplique el mismo criterio en todos los medios. Si un mensaje o una broma son inaceptables en un correo electrónico, serán inaceptables en un mensaje instantáneo, en un mensaje de texto, en una publicación en un blog o en la página de Facebook, afirma Maltby. Actúe según corresponda.
Cuando se trate de trabajo, dé por sentado que nada es personal. No piense que está seguro porque está usando una cuenta de correo electrónico basada en Web para consultar el correo electrónico personal en el trabajo. Si tienen la tecnología adecuada, las empresas pueden rastrear su historial de navegación, dice Fuller de ePolicy. "Evite consultar el correo electrónico personal hasta que llegue a su casa", agrega.
Tome precauciones para no tener que lamentarse. Si sabe que en su empresa hay reglas en las que se prohíbe hacer algo, no lo haga. El 51% de los empleados admitieron que habían copiado información confidencial en una unidad de memoria USB aunque el 87% sabía que la política de la empresa lo prohibía, según un informe realizado por el Ponemon Institute, un instituto de políticas de privacidad, en diciembre de 2007. Los expertos en seguridad sugieren utilizar un software de cifrado para garantizar la seguridad de la información empresarial, en los casos en los que se viaja habitualmente con el equipo portátil, el iPhone o la unidad de memoria de la empresa.
Lea el manual. En Emerson se actualiza con regularidad el manual del empleado para incluir blogs y otras tecnologías, y se exige a los empleados que lean y firmen las actualizaciones, dice Cahill, jefe de comunicaciones de la empresa. Pregúntele a su supervisor, al departamento de TI o al equipo de RR. HH. si su empresa tiene alguna política relacionada con el uso de los equipos y las comunicaciones electrónicas. Si la tiene, léala. Si se ofrecen clases, asista a ellas, sugieren Fuller y otras fuentes.
Después de leer el manual del empleado, asegúrese de cumplir las reglas.
Michelle V. Rafter es periodista y trabaja Portland, Oregón. Ha escrito artículos sobre negocios y tecnología para revistas, periódicos, servicios online y sitios web durante más de 20 años.
El uso indebido del correo electrónico y otra tecnología de oficina puede provocar despidos
Por Michelle V. Rafter
El mes pasado, en Los Ángeles, trece empleados de UCLA Medical Center casi fueron despedidos después de que alguien los encontrara espiando los registros médicos informatizados de la estrella del pop Britney Spears. Estaban infringiendo las políticas de trabajo del centro y las leyes de privacidad médica. Al final, seis personas fueron cesadas.
Como se ve en este caso y en otros similares, un simple clic del ratón o presionar una tecla puede llevar a acciones que ponen en peligro su puesto de trabajo. Usted puede pensar que estas acciones son inofensivas, pero su jefe piensa lo contrario.
A medida que se almacena más información comercial en Internet y que las comunicaciones se llevan a cabo por medios electrónicos, las empresas se ven forzadas a volver a escribir los manuales de los empleados para incluir las reglas de lo que se debe y no se debe hacer con respecto al correo electrónico, Internet y los medios sociales. Pero incluso en los casos en que no existan políticas, la empresa tiene el derecho legal de despedir a los empleados por ofensas relacionadas con la tecnología.
"Cuando uno rompe las reglas, entra en un terreno peligroso", comenta Jim Cahill, jefe de blog y gerente de comunicaciones de Emerson Process Management, un fabricante de productos de automatización industrial de 4000 millones de dólares USA, de Austin, Texas.
Ofensas que pueden provocar el despidoSegún una encuesta realizada en diciembre de 2007 por el ePolicy Institute y la American Management Association a 304 empresas de los EE. UU., cada vez hay más empresas que están despidiendo a personas que infringen las reglas. Un cuarto de las empresas encuestadas habían despedido a un empleado por uso indebido del correo electrónico y un tercio había despedido a trabajadores por uso indebido de Internet.
Hay cada vez más despidos porque cada vez más empresas controlan la manera en que los empleados utilizan los equipos e Internet, comenta Nancy Fuller, directora ejecutiva de ePolicy Institute, autora y asesora que colabora con empresas de Internet y con temas relacionados con el control del personal. "Los empleados necesitan saber que el Gran Hermano está controlando lo que hacen", agrega Fuller.
Exactamente, ¿por qué motivo le pueden despedir? Algunas actividades mencionadas por las empresas en el informe ePolicy Institute/AMA incluyen:
Correo electrónico Lenguaje ofensivo; uso excesivo para fines personales; incumplimiento de las normas de confidencialidad.
Internet Visitas a sitios web pornográficos, de parejas, de juegos, de entretenimiento, de compras, de subastas, de deportes, entre otros; uso excesivo para fines personales; incumplimiento de otras normas de la empresa.
Otros Uso personal o indebido de los teléfonos de la oficina; pérdida o robo de equipos electrónicos.
Cómo se puede proteger en el trabajo
¿Qué puede hacer para protegerse a usted mismo en el trabajo?
Utilice el correo electrónico con cuidado. En lo que respecta a la palabra escrita, todavía existen normas claras, lo que significa que los empleados pueden meterse en más problemas por lo que escriben que por lo que dicen, afirma Lewis Maltby, y director ejecutivo de National Workrights Institute, defensor de los derechos de los trabajadores de Princeton, Nueva Jersey.
Aplique el mismo criterio en todos los medios. Si un mensaje o una broma son inaceptables en un correo electrónico, serán inaceptables en un mensaje instantáneo, en un mensaje de texto, en una publicación en un blog o en la página de Facebook, afirma Maltby. Actúe según corresponda.
Cuando se trate de trabajo, dé por sentado que nada es personal. No piense que está seguro porque está usando una cuenta de correo electrónico basada en Web para consultar el correo electrónico personal en el trabajo. Si tienen la tecnología adecuada, las empresas pueden rastrear su historial de navegación, dice Fuller de ePolicy. "Evite consultar el correo electrónico personal hasta que llegue a su casa", agrega.
Tome precauciones para no tener que lamentarse. Si sabe que en su empresa hay reglas en las que se prohíbe hacer algo, no lo haga. El 51% de los empleados admitieron que habían copiado información confidencial en una unidad de memoria USB aunque el 87% sabía que la política de la empresa lo prohibía, según un informe realizado por el Ponemon Institute, un instituto de políticas de privacidad, en diciembre de 2007. Los expertos en seguridad sugieren utilizar un software de cifrado para garantizar la seguridad de la información empresarial, en los casos en los que se viaja habitualmente con el equipo portátil, el iPhone o la unidad de memoria de la empresa.
Lea el manual. En Emerson se actualiza con regularidad el manual del empleado para incluir blogs y otras tecnologías, y se exige a los empleados que lean y firmen las actualizaciones, dice Cahill, jefe de comunicaciones de la empresa. Pregúntele a su supervisor, al departamento de TI o al equipo de RR. HH. si su empresa tiene alguna política relacionada con el uso de los equipos y las comunicaciones electrónicas. Si la tiene, léala. Si se ofrecen clases, asista a ellas, sugieren Fuller y otras fuentes.
Después de leer el manual del empleado, asegúrese de cumplir las reglas.
Michelle V. Rafter es periodista y trabaja Portland, Oregón. Ha escrito artículos sobre negocios y tecnología para revistas, periódicos, servicios online y sitios web durante más de 20 años.
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