Programas para organizar reuniones

Al planificar una reunión de trabajo es necesario fijar la hora y el día en que estén libres el resto de participantes. Esto requiere poner de acuerdo a los miembros de la reunión, algo para lo cual es necesario destinar tiempo, en algunos casos mucho -si los participantes son numerosos-, realizar llamadas de teléfono o enviar mensajes y correos a través de Internet. Para simplificar estas gestiones, ciertos programas en línea permiten organizar de forma rápida y sencilla encuentros y citas con otras personas. Son herramientas cuya función principal es encontrar la mejor fecha para cerrar una cita. El organizador se encarga de enviar al resto de participantes una encuesta en línea para seleccionar la fecha más apropiada.


Programas para organizar reuniones

Doodle es un servicio web que se orienta a convocar reuniones y fijarlas en un calendario común con el resto de participantes. Para ello, Doodle cuenta con una herramienta para organizar encuestas, que permite al resto de usuarios convocados seleccionar la fecha y hora de la reunión. Una vez fijada la cita, esta se puede exportar a otros formatos y clientes de calendario, como Outlook, Google Calendar, Exchange o el iCal de Apple.
Doodle cuenta con diferentes planes de usuario. Desde una opción básica y gratuita que no requiere registro, hasta planes de pago para usuarios individuales y empresas, estos con un mayor número de funciones y con el entorno gráfico personalizado. La versión para usuarios cuesta 29 dólares al año, mientras que la destinada a empresas se eleva hasta 359 dólares al año. A pesar de contar con una versión en español, la mayoría de los textos y funciones de Doodle están traducidos al inglés.


Scheduleone es una herramienta más completa y orientada a profesionales y empresas que precisen una gestión completa de todas las citas y reuniones de trabajo en una única plataforma. Entre otras opciones, Scheduleone permite integrar diferentes tipos de reuniones y gestionar los invitados de cada una de ellas. Cuenta con una opción básica, donde no es necesario registrarse, y un plan de pago para empresas y otras organizaciones a partir de 29 dólares al año.


Meetifyr es uno de los sistemas más sencillos para organizar encuentros personales, al disponer de un entorno gráfico muy visual. Cada reunión se completa con "Qué", "Cuándo", "Dónde", así como con un listado de personas invitadas y una encuesta con propuestas de calendario para elegir la mejor fecha para todos los participantes.


TimeBridge es una herramienta para organizar reuniones profesionales, aunque también puede usarse para encuentros personales. El organizador elige cinco propuestas de convocatorias y después envía un enlace al resto de participantes para elegir la mejor fecha. Cuenta con una característica muy interesante para recordar de forma automática a los participantes, mediante correo electrónico o SMS, la fecha, hora y lugar de la reunión. De esta forma, el programa ayuda a los participantes a recordar la cita fijada en el calendario.


Meetomatic es un servicio muy básico para fijar una cita en el calendario, ya que tan solo es necesario elegir las posibles fechas, enviar por correo electrónico, y mediante plataformas sociales, el enlace con la encuesta al resto de participantes y, después, conocer sus respuestas para fijar la fecha.


When is Good es otra herramienta gratuita en línea para fijar una fecha que no requiere registro. Como en el caso de Meetomatic, cada encuesta genera un enlace para compartir con el resto de participantes y una contraseña de acceso para conocer los resultados.


De forma similar funciona Gathergrid. Esta página también está orientada a seleccionar la mejor hora y día para cerrar una reunión mediante tres pasos básicos.


Whenshouldwe simplifica tanto la forma de seleccionar una cita, que debe ser el usuario quien indique la fecha u otra información en la encuesta. Por tanto, esta plataforma es más flexible, ya que se puede indicar cualquier otro dato como opción para la planificación del encuentro.


Tungle es una herramienta para organizar reuniones personales. Cuenta con una opción para sincronizar los eventos con otras plataformas y redes sociales como Outlook, Google Calendar, iCal, Lotus Notes, Blackberry, Windows Live, Yahoo! o Facebook, entre otros.


Pleft funciona de forma parecida al resto de herramientas para la gestión de eventos y reuniones. Es decir, tan solo hay que añadir información sobre el evento, las direcciones de correo electrónico de los invitados y las propuestas de fechas para encontrar la que todos los participantes tengan libre en la agenda.